سامانه مدیریت نگهداشت CMMS – بخش پایانی

بخش نخست این مجموعه به معرفی و آشنایی با سامانه مدیریت نگهداشت یا CMMS اختصاص داشت. در آن بخش پس از معرفی مهم ترین امکانات یک CMMS خوب، با برخی از ماژول های پرکاربرد آن آشنا شدیم. سپس به بحث در مورد تعدادی از ویژگی های مهم آن مانند طراحی مبتنی بر کاربر، تحلیل داده ها، گزارش دهی و قیمت آن پرداختیم. در بخش دوم به ویژگی ها، موانع پیاده سازی و دلایل شکست پروژه های پیاده سازی سامانه مدیریت نگهداشت می پردازیم. این مجموعه برگرفته از بخشی از کتاب ارزشمند Maintenance and Reliability Best Practices می باشد، که توسط رامش گولاتی نوشته شده است.

موانع استفاده از CMMS

موارد زیر معمولا به عنوان علل عمده مقاومت در برابر پیاده سازی سامانه CMMS بیان می شوند:

  1. سازمان برای استفاده از این سامانه خیلی کوچک است – این استدلال نشان دهنده کمبود آگاهی از مزایا و کارکردهای واقعی CMMS است. یک CMMS که بطور کامل با نیازهای سازمان تطبیق داده شده باشد، در هر کارخانه کوچکی هم باید بتواند هزینه خود را تأمین کند. کارخانه های بسیاری هستند که فقط تعداد کمی تکنیسین نگهداشت دارند، ولی از CMMS استفاده می کنند. CMMS می تواند در ثبت و نگهداری سوابق تجهیز کمک کند. این سوابق پایه تصمیم گیری های آینده در مورد انتخاب رویکرد تعمیر در برابر تعویض خواهند بود. همچنین سوابق دقیق و کامل نشان می دهند که آخرین بار کار چگونه انجام شده است و در نتیجه باعث صرفه جویی در زمان مورد نیاز برای طراحی دوباره یک کار یا فعالیت می شوند.
  2. بازگشت سرمایه یا صرفه جویی آن کافی نیست – سازمان نگهداشت باید مزایا و صرفه جویی های استفاده از CMMS را بطور کامل مشخص کند تا نشان دهد که ROI واقعی CMMS ای که به درستی انتخاب شده است چقدر می باشد.
  3. CMMS از نظر MIS یا IT اولویت بالایی ندارد – نبود پشتیبانی کافی مسأله ای متداول است. اگر MIS از پروژه پشتیبانی کند، شانس موفقیت آن به شدت افزایش می یابد. برای بسیاری از تصمیم سازان، شناخت و انتخاب CMMS پیچیده است. کمک به MIS برای درک اهمیت CMMS باید هدف اولیه واحد نگهداشت باشد.
  4. MIS و نگهداشت با زبان های فناورانه متفاوتی صحبت می کنند – توانایی ترجمه مزایای فناورانه CMMS برای کسب و کار می تواند به غلبه بر این مانع کمک شایانی کند. پشتیبانی MIS باعث می شود که قانع کردن دیگران آسان تر باشد.
  5. افراد دخیل موفق به اجماع نمی شوند – وقتی که طرف های درگیر در مورد نیاز به یک CMMS یا ویژگی های آن موافق نباشند، تأمین مالی برای تهیه CMMS مشکل می شود. باید در گروه فردی وجود داشته باشد که قدرت و اختیار انتخاب اعضای گروه و اقدام براساس جمع بندی نهایی را داشته باشد.

انتخاب CMMS مناسب

انتخاب CMMS مناسب در پیاده سازی موفق آن نقش تعیین کننده ای دارد. در ادامه تعدادی راهنمای پیشنهادی برای انتخاب موفق CMMS معرفی می شوند.

ویژگی های سامانه

ویژگی های بیشماری وجود دارند که باید در سامانه وجود داشته باشند. یک ویژگی انعطاف پذیری است. CMMS باید براساس اجازه به کاربران برای ورود اطلاعات مربوط به سازمان شان انعطاف پذیر باشد. همچنین باید بتواند نیازهای حال و آینده سازمان را تأمین کند. سازمان ها باید از محدودیت های سامانه مطلع باشند. پیش از خرید یک سامانه مشخص، باید محدودیت های آن بررسی شوند. به عنوان نمونه، اگر در آینده تعداد سوابق در پایگاه داده به مقدار چشمگیری افزایش یابد، قابلیت های جستجو و گزارش دهی آن نباید کند شوند.

ویژگی قابل توجه دیگر، قابلیت های ارتباطی سامانه است. CMMS باید بتواند با سایر سامانه های اطلاعاتی تبادل داشته باشد. خودکفایی (Self-sufficiency) ویژگی دیگری است که باید به آن توجه شود. باید بتوان از برنامه بطور کامل استفاده کرد، بدون اینکه نیاز باشد به دفترچه راهنما یا منبع خارجی دیگری مراجعه شود. باید راهنمایی هایی روی صفحه نمایش برنامه نشان داده شود که کارکرد نرم افزار و روش کاربری آن را توضیح دهد. سایر ویژگی ها شامل امنیت سامانه، امنیت اطلاعات، بهبودها، قابلیت شخصی سازی صفحات و قابلیت شخصی سازی گزارش ها هستند.

کاربری آسان

یادگیری کار با CMMS باید آسان بوده، مستندات و امکانات کمک آموزشی همراه آن وجود داشته باشد. کاربری آن هم باید ساده باشد. نرم افزار باید توسط نمادهای تصویری (icons) و منوها هدایت شود، صفحاتی برای ورود منظم اطلاعات داشته باشد و قابلیت مدیریت خطاها و راهنمای حساس به متن (context-sensitive help) داشته باشد.

پشتیبانی فروشنده

صلاحیت فروشندگان بالقوه CMMS را بررسی کنید. ما فروشنده ای می خواهیم که در مورد این سامانه هم دانش و هم تجربه داشته باشد. قدرت مالی فروشنده ها را هم بررسی کنید. یک پروژه CMMS سرمایه گذاری روی زمان، منابع و پول است. بنابراین فروشنده باید ارزیابی شود. از فروشنده در مورد خریداران پیشین، زمان و شرایط تحویل، شرایط پرداخت، زبان برنامه نویسی و ضمانت پرسش کنید.

همچنین سطح پشتیبانی فروشنده را، از نظر آموزش کاربران، بررسی نمایید. چه آموزش در دفتر فروشنده انجام شود و چه در محل کارخانه شما، این سرمایه گذاری کوچک می تواند در درازمدت صرفه جویی قابل توجهی در هزینه ها ایجاد کرده، مشکلات بعدی را کاهش دهد. عوامل دیگری که باید به آنها توجه شود عبارتند از سامانه پشتیبانی فروشنده، خط مشی بروزرسانی و هزینه کلی سامانه. فروشنده ای را انتخاب کنید که بهترین ترکیب ممکن از ویژگی های مورد نظر شما را ارائه می کند.

موضوع اصلی این است که، بدون توجه به اینکه کارخانه شما چقدر کوچک یا بزرگ است، به یک CMMS برای نگهداشت نیاز دارید. در زمان فرآیند ارزیابی، باید از موانع موجود آگاه بوده، به خوبی برای مواجهه با آنها آماده باشیم. برای اینکه در این فرآیند شکست نخوریم، باید نگاه کنیم که چرا پروژه های CMMS فراوانی شکست خورده اند و بهترین انتخاب را برای سازمان مان انجام دهیم.

چرا بسیاری از پروژه های CMMS شکست می خورند؟

بسیاری از پروژه های CMMS در رسیدن به توانایی بالقوه شان ناکام می مانند. تعدادی از دلایل آن به شرح زیر است:

  1. انتخاب CMMS اشتباه برای کاربری شما
  2. رفت و آمد (تغییر) کارکنان
  3. نبود آموزش کافی در زمان پیاده سازی
  4. مقاومت کارکنان
  5. محدودیت در سخت افزار/نرم افزار
  6. پشتیبانی ناکافی از طرف تأمین کننده CMMS
  7. انتظارات خیلی زیاد و توقع بازگشت سرمایه سریع
  8. سیاست های داخلی – واحد مالی یا IT رهبری گروه پیاده سازی CMMS/EAM را بر عهده می گیرد

توجه: در حالت ایده آل، باید مهندسان ارشد نگهداشت رهبری این پروژه را بر عهده بگیرند، زیرا آنها بیش از هر کس دیگری به نیازهای نگهداشت آگاهی دارند. از کارکنان IT و مالی هم در گروه استفاده کنید تا از پشتیبانی پیوسته آنها برخوردار شوید.

افزایش گام به گام ویژگی ها و کارکردهای CMMS باعث شده است که بسته های نرم افزاری زیادی در تأمین الزامات بی شمار و تخصصی صنایع و تأسیسات خاص بهتر شوند. بسیاری از سازمان ها صرفا به دنبال بسته CMMS ای هستند که نیازهای منحصربفرد آنها را برآورده کند و تأمین کننده ای می خواهند که صنعت آنها را درک کند. به عنوان مثال:

  1. سازمان های دارویی به CMMS ای نیاز دارند که قابلیت امضای الکترونیک را برای تطابق با الزامات FDA 21 CFR Part II داشته باشد.
  2. شهرداری ها به دنبال CMMS ای با قابلیت کارکرد با دارایی های پیچیده خطی هستند که بتواند تأسیسات، لوله های آب زیرزمینی، شبکه های فاضلاب و مانند آنها را مدیریت کند.
  3. سازمان های دارای تجهیزات متحرک زیاد به دنبال کارکرد مدیریت ناوگان هستند، مانند تطابق با ساختار استانداردهای گزارش دهی نگهداشت وسایل نقلیه (Vehicle Maintenance Reporting Standards: VMRS) یا لیست قطعات استاندارد انجمن حمل و نقل سنگین آمریکا (American Trucking Association).
  4. شرکت های خطوط لوله به ویژگی های بازرسی و ارزیابی ریسک نیاز دارند.
  5. کارخانه های شیمیایی، نفت و گاز و نیروگاه های هسته ای به کارکردهای پیچیده مرتبط با ایمنی، مانند قفل کردن/برچسب زدن (lockout/tag out)، نیاز دارند.
  6. ارائه دهندگان خدمات شخص ثالث به ویژگی هایی مانند مدیریت پیمان، صدور صورت حساب شخص ثالث، میز راهنما و مانند آنها نیاز دارند.
  7. واحدهای دولتی مشتاق قابلیت بودجه بندی های پیچیده، شامل حسابداری تخصیصی، هستند.
  8. شرکت های دارای تجهیزات بسیار گران قیمت می توانند میلیون ها دلار صرفه جویی کنند، اگر CMMS به آنها کمک کند تا چرخه عمر داده های مرتبط با تجهیزات را ترکیب کرده، آن را از مرحله طراحی مهندسی تا بهره برداری و نگهداشت دنبال کنند.

نرم افزار CMMS اثربخش یک ابزار گران قیمت برای بسیاری از کارخانه ها و تأسیسات است. کسب و کارها برای تهیه CMMS با موانع داخلی متعددی روبرو هستند. هنگامی که تصمیم گرفتید یک CMMS تهیه کنید، گام های زیر را دنبال نمایید:

الف. یک گروه تشکیل دهید.

ب. مشکلات سامانه موجود را شناسایی کنید.

پ. اهداف، ویژگی ها و مزایای CMMS را مشخص کنید.

ت. تحلیل مالی انجام دهید.

و یک مدیر پروژه انتخاب کنید. بهتر است مدیر پروژه متخصص ارشد نگهداشت و قابلیت اطمینان باشد و از کارکنان فناوری اطلاعات یا مالی برای این کار استفاده نکنید.

نرم افزارهای CMMS جدید ویژگی ها و امکانات بسیار زیادی دارند و بیشتر کاربران تنها می توانند از بخش اندکی از این قابلیت ها استفاده کنند. گزارش شده است که بیشتر کاربران از کمتر از ۵۰% قابلیت ها و کارکردهای CMMS شان استفاده می کنند. تمایز واقعی در چگونگی پیاده سازی CMMS نهفته است. سازمان ها باید اهداف قابل اندازه گیری داشته باشند، فرآیندهای شان را براساس این اهداف مهندسی مجدد کنند، CMMS را برای بهینه سازی فرآیندهای جدید پیکربندی کنند و رفتار سازمانی را بگونه ای تغییر دهند که پذیرای این تغییرات باشد.

منبع:

Maintenance and Reliability Best Practices, Second Edition, Ramesh Gulati

به اشتراک گذاری

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *