چرا تعیین اهداف نگهداشت سازمان مهم است؟

تعریف دقیق اهداف و استراتژی نگهداشت به سازمان ها کمک می کند تا در جهت دهی و یکپارچه سازی منابع موجود بصورت بهینه عمل کنند. همچنین از تغییر پیوسته سیاست ها و روش ها، که باعث دوباره کاری، ایجاد سردرگمی و هدررفت منابع می گردد، پیشگیری می نماید.

در ادامه، تعدادی از اهداف واحد نگهداشت، بصورت نمونه، فهرست شده است. جهت مطالعه بیشتر در این زمینه می توانید به کتاب استراتژی های حذف خرابی های اضطراری (خرابی صفر) ، نوشته تری وایرمن (Terry Wireman)، با ترجمه زمانیان، غلامزاده و جلالی مراجعه کنید.

هدف اصلی نگهداشت عبارت از حفظ قابلیت دارایی‌های سازمان‌ برای انجام کارکردهای طراحی شده آنها است.

هدف دوم نت تضمین حداکثر کارایی و اثربخشی در انجام تعمیرات و سرویس‌های مورد نیاز است. فرآیند نگهداشت با کنترل هزینه‌ها تضمین می‌کند که هیچ هزینه غیرضروری به سازمان تحمیل نمی‌شود. پایین نگاه داشتن هزینه‌ها باعث حداکثر شدن سوددهی و جلوگیری از هدررفت درآمدها می‌شود. هرچند اگر فعالیت‌های نت مؤثر و کارا نباشند برون‌سپاری آنها اقتصادی‌تر است. بنابراین درواقع با کارا و اثربخش بودن، سازمان نگهداشت تداوم حضور کارکنان خود را تضمین می‌کند.

اهداف نگهداشت

همه انواع فعالیت های نت باید روی اهداف سازمان نگهداشت متمرکز باشند. با اینکه اهداف نت می‌تواند از سازمانی به سازمان دیگر تغییر کند، بعضی از این اهداف به صورت نمونه در ادامه فهرست شده‌اند:

1. حداکثر تولید با کمترین هزینه، بالاترین کیفیت و در محدوده بهینه استانداردهای ایمنی. این موضوع بسیار گسترده ­ای است. ولی مهم است که نگهداشت یک دیدگاه پیش­ کنشی (Proactive) داشته باشد تا به کمک آن بتواند فعالیت‌های خود را متمرکز کند. این بیانیه باید با سایر بیانیه‌های اهداف سازمانی گره خورده باشد.
2. شناسایی و اجرای سیاست‌های کاهش هزینه. که گاهی یک جنبه فراموش شده نگهداشت است. هرچند راه‌های زیادی وجود دارد که نت می‌تواند به کاهش هزینه‌های سازمان کمک کند. به عنوان مثال، تغییری در یک سیاست نت می‌تواند زمان تولید را افزایش دهد، بدون این که به تجهیزات آسیب برساند. این کار هزینه نت را کاهش داده، همزمان ظرفیت تولید را افزایش می‌دهد.
3. فراهم کردن سوابق دقیق از نگهداشت تجهیزات. که به سازمان اجازه می‌دهد تمام ویژگی‌های مهندسی تجهیز را، مانند میانگین زمان بین خرابی‌ها (MTBF) یا میانگین زمان تعمیر (MTTR) و خیلی شاخص‌های دیگر، ردیابی نماید. موفقیت در این زمینه نیازمند سوابق دقیقی از هر فعالیت تعمیراتی، مدت زمان تعمیر و فاصله زمانی بین تعمیرها است. در سازمان‌های بزرگ‌تر، دستیابی به این هدف حجم عظیمی از فعالیت‌های کاغذی ایجاد می‌کند. به همین دلیل است که سازمان‌های بزرگ از انواع سیستم های مدیریت نگهداشت مکانیزه برای ردیابی این اطلاعات استفاده می‌کنند. ولی چه از یک کامپیوتر استفاده شود یا نه، این اطلاعات باید با دقت ردیابی شوند. ردیابی این داده‌ها یک فعالیت مهم واحد نت است.
4. جمع‌آوری اطلاعات موردنیاز در خصوص هزینه نگهداشت. جمع آوری اطلاعات، به سازمان‌هایی که می‌خواهند اطلاعات مهندسی، مانند هزینه‌های چرخه عمر (Life Cycle Costs) را ردیابی کنند، اجازه این کار را می‌دهد. با استفاده از اطلاعات هزینه‌ای چرخه عمر، سازمان‌ها می‌توانند دارایی‌هایی با حداقل هزینه‌های چرخه عمر خریداری کنند، به جای آنکه فقط به هزینه‌های اولیه آن توجه داشته باشند. برای ردیابی دقیق هزینه‌های چرخه عمر، هزینه‌های قراردادی و سایر هزینه‌های متفرقه هم باید در سطح تجهیز با دقت ردیابی شوند. دوباره تأکید می­ شود که برای ردیابی دقیق این اطلاعات، تمام سوابق مرتبط با تجهیز باید ردیابی شوند. جمع‌آوری این اطلاعات اصولاً وظیفه واحد نت است.
5. بهینه‌سازی منابع. که شامل حذف اتلاف‌ها از طریق روش‌های برنامه‌ریزی و زمان‌بندی اثربخش است. تخمین زده می­ شود که در سازمان‌هایی که فقط نگهداشت واکنشی دارند تا یک-سوم هزینه‌های نگهداشت تلف می‌شود. سازمان‌ها به کمک بهینه‌سازی منابع نگهداشت، اثربخشی خود را با حذف اتلاف‌ها بهبود می‌بخشند. به عنوان مثال، اگر بودجه نگهداشت در یک سازمان یک میلیون دلار باشد و در شرایط واکنشی کار کند، ممکن است تا سیصد هزار دلار از این بودجه تلف شود. هنگامی که ۸۰% تا ۹۰% همه فعالیت‌های نگهداشت (در بازه‌های هفتگی) برنامه‌ریزی و زمان‌بندی شده باشند، میزان این اتلاف در فرآیند نگهداشت بسیار اندک خواهد بود. هدف یک سازمان واکنشی دستیابی به این سطح از تخصص است.
6. بهینه‌سازی عمر سرمایه‌ای تجهیز (Capital Equipment Life). به معنای نگهداشت تجهیز به صورتی است که ۳۰% تا ۴۰% بیشتر از تجهیز مشابهی که نگهداری ضعیفی دارد عمر کند. هدف واحد نگهداشت این است که تجهیز را به خوبی نگهداری کند تا به حداکثر چرخه عمر خود برسد. یک برنامه نت پیشگیرانه طراحی شده برای عمر تجهیز کلید دستیابی به حداکثر چرخه عمر است. در این حالت هدف واحد نگهداشت اجرای صحیح عملیات نگهداشت تجهیز برای رسیدن به حداکثر عمر خواهد بود. تمرکز باید روی این باشد که با نگهداشت کافی و بدون اجرای عملیات نگهداری بیش از حد به این هدف رسید. یک راه برای تعیین اینکه آیا در این زمینه مشکلی وجود دارد، بررسی خریدهای تجهیزات جدید است. اگر خریدهای تجهیزات به منظور جایگزینی یک تجهیز قدیمی انجام می‌شود، آیا امکان داشت که اگر نگهداشت مناسب روی تجهیز قدیمی انجام شده بود، این خرید به تعویق می‌افتاد؟ اگر به چرخه‌های عمر طولانی دست پیدا نمی‌شود به این دلیل است که سطح مناسب نگهداشت روی تجهیز انجام نمی‌شود و فعالیت‌های آن باید بازبینی شوند.
7. حداقل سازی مصرف انرژی، نتیجه طبیعی نگهداری خوب یک تجهیز است. تجهیزی که خوب نگهداری می‌شود در مقایسه با تجهیزی که نگهداری ضعیفی دارد ۶% تا ۱۱% انرژی کمتری مصرف می‌کند. این درصدها توسط مطالعات بین‌المللی تصدیق شده‌اند و نشان می‌دهند که پایش پیوسته مصرف انرژی در یک کارخانه برای واحدهای نگهداشت سودمند است. بیشتر کارخانه‌ها و تأسیسات تجهیزاتی دارند که اگر خوب نگهداری نشوند انرژی قابل توجهی مصرف می‌کنند. به عنوان مثال، مبدل‌های حرارتی و خنک‌کن‌هایی که در دوره‌های مناسب تمیز نمی‌شوند در هنگام ایجاد گرمایش یا سرمایش انرژی بیشتری مصرف می‌کنند. دستگاه‌های تهویه مطبوعی که به خوبی نگهداری نمی‌شوند برای تأمین تهویه مناسب به انرژی بیشتری نیاز خواهند داشت. حتی موارد کوچک می‌توانند تأثیر چشمگیری روی مصرف انرژی داشته باشند. مانند همراستایی کوپلینگ­ها در کارخانه‌ای که تعداد زیادی تجهیز دوار دارد.
8. حداقل سازی موجودی انبار، هدف دیگر واحدهای نگهداشت برای حذف تلفات است. حدوداً ۵۰% از بودجه نگهداشت برای لوازم یدکی و مواد مصرفی هزینه می‌شود. در سازمان‌های واکنشی تا ۲۰% هزینه‌های لوازم یدکی می‌تواند تلف شود. هنگامی که سازمان‌ها برنامه‌ریزی شده تر و تحت کنترل تر کار کنند، این تلفات حذف می‌شود. بعضی از زمینه‌های تلفات در موجودی و فرآیند خرید عبارت‌اند از:

• انبارش لوازم یدکی خیلی زیاد
• تسریع در تحویل لوازم یدکی
• منقضی شدن عمر انبارش
• درخواست‌های خرید یک‌خطه (بدون توضیحات و مشخصات فنی کامل)
• به صفر رسیدن لوازم یدکی

بنابراین مهم است که واحد نگهداشت روی کنترل لوازم یدکی و هزینه آنها تمرکز کند.

اگرچه این لیست جامع و دربرگیرنده همه اتلاف‌ها در این زمینه نیست. ولی این اهداف تأثیر یک واحد نگهداشت پیش­ کنشی را روی سازمان نشان می‌دهند. نگهداشت بیشتر از “وقتی خراب شد تعمیر کن” است. تا زمانی که سازمان نگهداشت یک فهرست پیش­ کنشی از اهداف نداشته باشد، همیشه پایین‌تر از حد بهینه خواهد بود.

برای آشنایی بیشتر با تری وایرمن اینجا را ببینید.